Mô hình văn phòng ảo là một loại hình văn phòng hiện đại, nó giống như một không gian thực tế ảo, nơi các nhân viên gặp gỡ và làm việc trong một môi trường giả lập. Văn phòng ảo đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây, với nhiều doanh nghiệp chọn đưa dịch vụ vào hoạt động của họ. Nhưng văn phòng ảo là gì và nó hoạt động như thế nào?
Nếu bạn đã nghe đến thuật ngữ văn phòng ảo nhưng không chắc chắn về nó là gì và đó có phải là thứ bạn cần hay không, thì bài viết này chính là thứ bạn đang tìm kiếm. G Office sẽ giới thiệu với bạn những thông tin về văn phòng ảo để bạn có thể nắm bắt được một trong những xu hướng văn phòng cho thuê mới nhất hiện nay.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hoàn toàn không phải là một không gian ảo. Không gian văn phòng ảo là một địa chỉ vật lý rất thực, nó thường được các đơn vị cho thuê đặt tại những tòa nhà văn phòng cao cấp có vị trí đắc địa. Không gian văn phòng ảo được tìm thấy ở hầu hết các quốc gia và thành phố lớn và đang trở thành một xu hướng rất được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay.
Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ cung cấp cho bạn địa chỉ thực có thể đăng ký kinh doanh khi bạn chọn thuê gói dịch vụ này. Tuy nhiên, văn phòng ảo không phải là một văn phòng thích hợp. Mặc dù nó là một địa chỉ đã đăng ký, nó không thể hoạt động như một môi trường làm việc – Nơi mà bạn và toàn bộ nhân viên công ty của mình có thể đến làm việc hằng ngày. Một số dịch vụ tiện ích văn phòng đi kèm khác khi bạn thuê văn phòng ảo là:
- Một nơi giúp doanh nghiệp của bạn tiếp nhận thư từ và bưu phẩm
- Bộ phận chăm sóc khách hàng tiếp nhận cuộc gọi đến hotline và chuyển tiếp cho bạn
- Cung cấp phòng họp cũng như phòng phỏng vấn, sảnh tiếp khách theo số giờ quy định tùy vào gói dịch vụ mà bạn chọn.
- Được sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in, photo, scan,…
Văn phòng ảo dành cho ai?
Thông thường, khi bạn thuê một văn phòng làm việc, bạn phải trả cho mỗi mét vuông không gian và chi phí sẽ còn kèm thêm nhiều khoản phí dịch vụ đi kèm khác. Một số tổ chức yêu cầu không gian văn phòng để thực hiện công việc kinh doanh của họ, nhưng nếu bạn không cần không gian nhưng muốn có địa chỉ văn phòng thì sao?
Văn phòng ảo có thể được sử dụng cho bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào, mặc dù chúng phổ biến nhất với các công ty đang hoạt động với phương thức work from home và các cá nhân tự kinh doanh đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Chúng đã trở nên phổ biến vì chúng cho phép các doanh nghiệp có được địa chỉ tại những vị trí đắc địa mà không cần phải tự thuê hoặc mua bất động sản đó.
Tại sao bạn nên thuê văn phòng ảo?
Với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, bạn không cần không gian văn phòng thực. Bạn đã có môi trường làm việc ở một địa điểm có giá thuê tiết kiệm hơn so với khu vực trung tâm hoặc bạn làm việc từ xa và không yêu cầu trụ sở chính. Vậy tại sao bạn nên thuê văn phòng ảo?
Có một số lợi ích xây dựng doanh nghiệp quan trọng để có được không gian văn phòng ảo mà bạn nên xem xét, đặc biệt nếu bạn điều hành một doanh nghiệp từ xa. Hãy cùng xem xét nhé!
-
Tiếp cận địa phương – Mở rộng quy mô kinh doanh:
Nhiều doanh nghiệp phát triển mạnh nhờ bán hàng tại địa phương, điều này có nghĩa là bạn muốn tận dụng nhiều hơn một khu vực. Vấn đề là, nếu bạn ở Hà Nội, sẽ khó bán dịch vụ địa phương cho ai đó ở TP.HCM. Một văn phòng ảo có thể cung cấp cho bạn tại địa phương cần thiết để tiếp cận thị trường khu vực mà không cần phải thiết lập sự hiện diện thực sự ở đó.
Như vậy, bạn có thể liệt kê địa chỉ các chi nhánh trên danh thiếp và trang web của bạn, điều này giúp thu hút khách hàng địa phương, đồng thời giúp xây dựng hình ảnh công ty có tiềm lực và phát triển mạnh mẽ.
-
Địa chỉ đăng ký kinh doanh và tiếp nhận thư từ, bưu phẩm:
Địa chỉ doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hợp pháp rất quan trọng, bất chấp sự gia tăng của công việc từ xa. Điều này là do nó có thể được sử dụng cho bất kỳ việc nào, từ liên hệ, gửi nhận thư từ và bưu phẩm, đến đăng ký kinh doanh chính thức.
Nếu bạn làm việc tại nhà của mình, việc sử dụng địa chỉ này cho doanh nghiệp của bạn có thể có vẻ không chuyên nghiệp – đặc biệt là khi cố gắng thu hút đối tượng khách hàng là doanh nghiệp. Nó cũng sẽ được công khai cho khách hàng, đối tác và các kênh truyền thông của bạn, điều này sẽ ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bạn và gia đình. Văn phòng ảo có thể làm cho hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp và bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
-
Giải pháp thay thế chi phí thấp:
Giá để thuê văn phòng truyền thống rất tốn kém, đặc biệt là ở các thành phố lớn như TP.HCM. Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp của bạn có được một giải pháp hợp lý để có được một địa chỉ đẹp tại trung tâm thành phố lớn, mà không cần phải trả số tiền thuê quá cao, lại còn kèm theo nhiều chi phí phát sinh khác mà bạn không thực sự cần.
So sánh văn phòng ảo với các loại hình văn phòng cho thuê khác
Để so sánh văn phòng ảo với các loại hình văn phòng cho thuê khác, chúng ta cần xem xét các yếu tố như chi phí, tính linh hoạt, tiện ích, và môi trường làm việc. Dưới đây G Office sẽ tổng hợp một số phân tích chi tiết để giúp bạn có được cái nhìn rõ nét hơn và có được sựa lựa chọn chính xác:
1. Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống
Văn phòng ảo:
Chi phí:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần phải thuê không gian thực tế nên chi phí thuê mặt bằng thấp hơn đáng kể. Chỉ cần trả phí cho các dịch vụ cần thiết như địa chỉ giao dịch, tiếp nhận thư từ, và dịch vụ tổng đài.
Tính linh hoạt:
- Làm việc từ xa: Doanh nghiệp có thể hoạt động từ bất kỳ đâu, không cần phải duy trì sự hiện diện vật lý.
- Dễ dàng thay đổi quy mô: Không bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê dài hạn, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết.
Tiện ích:
- Địa chỉ kinh doanh uy tín: Cung cấp địa chỉ giao dịch tại các khu vực trung tâm mà không cần thuê văn phòng thực tế.
- Hỗ trợ dịch vụ hành chính: Bao gồm quản lý cuộc gọi, thư tín, và đôi khi có thể thuê phòng họp khi cần thiết.
Văn phòng truyền thống:
Chi phí:
- Chi phí cao hơn: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện nước, bảo trì, và nhân sự.
Tính linh hoạt:
- Ràng buộc hợp đồng: Thường là hợp đồng dài hạn, khó thay đổi quy mô nhanh chóng.
Tiện ích:
- Cơ sở vật chất đầy đủ: Có không gian làm việc cố định, tiện nghi đầy đủ, và môi trường chuyên nghiệp.
- Gặp gỡ trực tiếp: Thuận tiện cho việc gặp gỡ đối tác, khách hàng và nhân viên thường xuyên.
Môi trường làm việc:
- Tương tác cá nhân: Môi trường giúp xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
2. Văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ (Coworking space)
Văn phòng ảo:
Chi phí:
- Rất tiết kiệm: Chỉ phải chi trả cho các dịch vụ cần thiết mà không cần thuê không gian làm việc thực tế.
Tính linh hoạt:
- Làm việc từ xa: Tự do lựa chọn địa điểm làm việc cá nhân.
Văn phòng chia sẻ (Coworking space):
Chi phí:
- Chi phí thấp hơn văn phòng truyền thống: Chia sẻ chi phí với các công ty khác trong cùng không gian làm việc.
Tính linh hoạt:
- Linh hoạt trong việc sử dụng không gian: Có thể thuê không gian theo ngày, tuần, hoặc tháng tùy nhu cầu.
- Cơ hội mở rộng kết nối: Là nơi gặp gỡ và giao lưu với các chuyên gia và doanh nghiệp khác.
Tiện ích:
- Cơ sở vật chất đầy đủ: Trang bị sẵn bàn ghế, internet, phòng họp, và khu vực tiếp khách.
- Môi trường làm việc sáng tạo: Không gian thúc đẩy sự sáng tạo và hợp tác.
Môi trường làm việc:
- Hợp tác và kết nối: Thúc đẩy tương tác và tạo cơ hội hợp tác với các công ty khác.
Tóm lại:
- Văn phòng ảo phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, startups, hoặc những người làm việc tự do cần một địa chỉ kinh doanh uy tín mà không cần phải duy trì văn phòng thực tế.
- Văn phòng truyền thống thích hợp với những công ty có quy mô lớn, cần một môi trường làm việc cố định và thường xuyên gặp gỡ trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác.
- Văn phòng chia sẻ là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các chuyên gia tự do cần một không gian làm việc chuyên nghiệp và muốn mở rộng mạng lưới quan hệ.
Hệ thống văn phòng ảo giá rẻ tại G Office uy tín hàng đầu khu vực TP.HCM
Không riêng thị trường Việt Nam, văn phòng ảo đang trở thành một trong những xu hướng văn phòng cho thuê được ưa chuộng nhất trên thế giới hiện nay. Số lượng đơn vị cho thuê văn phòng ảo đang xuất hiện ngày càng nhiều, chắc chắn sẽ làm bạn bối rối nếu đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị uy tín.
Tại thị trường TP.HCM, G Office có thể nói là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Với hơn 14 năm hoạt động và phát triển, chúng tôi luôn mang đến cho khách hàng những giá trị thực từ dịch vụ văn phòng ảo của mình. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của G Office có hệ thống chi nhánh đặt tại những vị trí đắc địa nhất TP.HCM cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo sẽ mang đến những điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp của bạn khi chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo của chúng tôi.
Hệ thống cho thuê văn phòng ảo G Office
Văn Phòng Ảo Quận 1
- Tầng trệt – Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1
- Tầng 15 – P.1505 – Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn, Quận 1
- Tầng 19 – P.1901 – Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1
Văn Phòng Ảo Quận 3
- Tầng 08 – Cao Thắng Mall – Số 19 Cao Thắng, Quận 3
Văn Phòng Ảo Quận Tân Bình
- Tầng 02 – Hado Airport Building – 02 Hồng Hà, Quận Tân Bình
Để biết thêm chi tiết, bạn hãy gọi ngay đến hotline: 028 222 00 919! Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
