Ngày xửa ngày xưa, việc có một văn phòng truyền thống với nhiều nhân viên chia nhau không gian bàn làm việc chật hẹp là định nghĩa thành công trong kinh doanh. Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một giấc mơ xa vời, đồng nghĩa với hiệu quả và năng suất bị ảnh hưởng khá nhiều. Không có gì ngạc nhiên khi nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng văn phòng ảo sẽ chết một cách nhanh chóng khi vừa mới xuất hiện, vì nó hoàn toàn không khả thi, khó kiểm soát và lãng phí tiền bạc.
Cho đến khi đại dịch COVID-19 xảy ra, tất cả trừ các doanh nghiệp thiết yếu đều buộc phải suy nghĩ sáng tạo hoặc chìm đắm trong đó. Sắp xếp công việc từ xa và kết hợp đã trở thành xu hướng toàn cầu, ước tính có khoảng 56% nhân viên thích làm việc tại nhà. Tuy nhiên, một vấn đề mới lại xuất hiện: làm thế nào để doanh nghiệp chứng minh uy tín của mình với khách hàng tiềm năng khi không có không gian văn phòng thực tế?
Trong nội dung sau đây, chúng ta sẽ thảo luận về vai trò của văn phòng ảo dành cho doanh nghiệp và cách các thương hiệu đầy tham vọng có thể sử dụng nó như một vũ khí bí mật để nâng cao và thúc đẩy sự công nhận trên toàn cầu.
Tại sao Văn phòng ảo là xu hướng phát triển?
Văn phòng ảo cung cấp giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho những người làm việc tự do, doanh nhân và doanh nghiệp hoạt động từ xa nhưng muốn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Khái niệm văn phòng ảo có thể đã có từ những năm 1970, vậy tại sao hơn 50 năm sau nó lại phát triển?
Trước hết, ba yếu tố tạo nên sự tăng trưởng của thị trường văn phòng ảo toàn cầu và chúng bao gồm giá trị, đại dịch COVID-19 và xu hướng làm việc từ xa. Rốt cuộc, chúng ta đừng quên Digital Nomad – những người du mục kỹ thuật số hiển nhiên sẽ không biến mất.
Tình hình đại dịch đã dạy cho các doanh nghiệp một bài học đắt giá – tiến hóa hoặc tuyệt chủng. Khi ngày càng có nhiều nhà tuyển dụng áp dụng cách sắp xếp công việc từ xa và kết hợp, mức độ phổ biến của văn phòng ảo sẽ tiếp tục đạt mức cao mới. Ngoài ra, các dịch vụ chính của nó còn chứa đựng giá trị hàng đầu cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như nhóm từ xa, doanh nghiệp nhỏ, freelancer – người làm việc tự do và nhà thầu độc lập, cùng những người khác.
- Các tính năng văn phòng ảo chính bao gồm:
- Địa chỉ văn phòng có thể đăng ký kinh doanh hợp pháp
- Địa chỉ gửi và nhận thư, bao gồm cả việc chuyển tiếp và xử lý
- Dịch vụ lễ tân trực tiếp
- Phòng họp dành cho các cuộc họp kinh doanh
Các công ty toàn cầu nào đã sử dụng văn phòng ảo?
Mặc dù có xu hướng sử dụng văn phòng ảo trong các công ty khởi nghiệp, nhưng các thương hiệu lớn cũng đang vươn ra để giành lấy miếng bánh. Không có gì đáng ngạc nhiên khi thị trường quốc tế đang bị suy thoái kinh tế và ngay cả những thương hiệu “không thể chạm tới” như Google, Microsoft và Salesforce cũng đang thu hẹp quy mô để duy trì hoạt động.
Để tiết kiệm chi phí, hiện nay nhiều công ty toàn cầu đang áp dụng hệ thống văn phòng ảo cho doanh nghiệp của mình. Cách sắp xếp chung là có một không gian văn phòng truyền thống (trụ sở chính) và một không gian văn phòng ảo tại các địa điểm được lựa chọn (chi nhánh). Để truyền cảm hứng cho bạn, đây là 5 công ty toàn cầu đang sử dụng văn phòng ảo.
1. Zapier
Kể từ khi ra mắt vào năm 2011, Zapier đã quản lý một nhóm hoàn toàn ảo gồm hơn 800 nhân viên trên 38 quốc gia. Những tài năng hàng đầu này, không có bất kỳ ranh giới địa lý nào, có quy trình làm việc tự động cho hơn 2 triệu doanh nghiệp, chẳng hạn như Slack, Asana và Calendly. Theo lời của Giám đốc điều hành của họ, Wade Foster, “Làm việc toàn thời gian từ xa cho phép Zapier thuê được những người giỏi nhất bất kể họ sống ở đâu”. Đây là một ví dụ điển hình về vai trò của văn phòng ảo trong lĩnh vực CNTT.
2. Mozilla (Firefox)
Trình duyệt web phổ biến Mozilla, còn được gọi là Firefox, có một đội ngũ gồm hơn 700 nhân viên. Trong khi 50% lực lượng lao động của họ làm việc toàn thời gian tại nhà thì nửa còn lại đi làm. Để duy trì ngọn lửa mở rộng, họ đã thiết lập các văn phòng ảo ở các địa điểm lớn trên khắp thế giới, bao gồm cả San Francisco và Toronto. Ngoài ra, tác động của văn phòng ảo đã giúp công ty nuôi dưỡng một nền văn hóa làm việc có giá trị, nơi mỗi học viên được chỉ định một “người bạn từ xa” để hướng dẫn.
3. Fire Engine RED
Nhà cung cấp phần mềm dành cho các thương hiệu trong lĩnh vực giáo dục này là một ví dụ về một công ty hoàn toàn tiến hành hoạt động kinh doanh trực tuyến. Họ duy trì các câu lạc bộ sách ảo và câu lạc bộ đi bộ cho phép nhóm của họ giao tiếp và kết nối để có động lực cao nhất có thể. Đôi bên cùng có lợi vì việc vận hành hoạt động kinh doanh của họ qua mạng đã tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và giúp họ tiết kiệm phí thuê nhà.
4. InVision
InVision là nền tảng cộng tác thiết kế từ xa 100% với những câu chuyện thành công, bao gồm các thương hiệu hạng A như Google, Netflix và Zillow. Với đội ngũ nhân viên xuất sắc làm việc trên 20 quốc gia, coworking ảo đã giúp họ phát huy tối đa khả năng sáng tạo của mình đồng thời vượt qua các rào cản về múi giờ.
5. Trello
Công ty quản lý dự án này hiểu giá trị của văn phòng ảo là công cụ cộng tác hữu ích cho doanh nghiệp. Trello vận hành một cấu trúc làm việc kết hợp, cho phép nhân viên thực hiện công việc của họ từ các địa điểm ảo.
Cách xác định xem văn phòng ảo có phải là thứ doanh nghiệp của bạn cần
Không có cách tiếp cận nào phù hợp cho tất cả mọi người khi điều hành doanh nghiệp của bạn từ các địa điểm ảo. Mặc dù tầm quan trọng của văn phòng ảo đối với doanh nghiệp hiện đại không thể được nhấn mạnh quá mức nhưng bạn cần chắc chắn rằng đó là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp của mình. Để làm điều này, chúng tôi khuyên bạn nên trả lời các câu hỏi sau:
- Loại hình kinh doanh của bạn là gì?
- Bạn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gì?
- Cơ sở khách hàng của bạn là gì – khách hàng đến trực tiếp, khách hàng trực tuyến hoặc cả hai?
- Khách hàng có thể nhận được sản phẩm/dịch vụ của bạn mà không cần tương tác trực tiếp không?
- Bạn có sự hiện diện thương hiệu trực tuyến?
Ví dụ: các doanh nghiệp bán lẻ thực phẩm và chăm sóc sức khỏe không có nhu cầu về văn phòng ảo. Nhưng bạn không thể nói điều tương tự đối với các công ty khởi nghiệp CNTT và người làm nghề tự do, công ty công nghệ, đại lý bất động sản và tổ chức phi lợi nhuận. Các yếu tố khác cần xem xét khi quyết định có nên sử dụng văn phòng ảo cho doanh nghiệp của bạn hay không là – ngân sách, địa điểm và cách nhân viên của bạn phù hợp với những thay đổi tiềm năng.
Nếu bạn làm đúng, văn phòng ảo có thể giúp bạn giảm chi phí hoạt động. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng tầm quan trọng của văn phòng ảo không chỉ dừng lại ở tính năng tiết kiệm tiền mà còn ở việc cung cấp giờ làm việc linh hoạt và tăng năng suất. Các lợi ích khác của văn phòng ảo khiến nó trở thành xu hướng kinh doanh bao gồm thời gian đi lại bằng không, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và khả năng tiếp cận nguồn nhân viên lớn hơn.
Tầm quan trọng của văn phòng ảo vào năm 2024
Vai trò của văn phòng ảo trong thị trường kinh doanh toàn cầu vào năm 2024 đã tăng lên rất nhiều khi làn sóng suy thoái kinh tế xuất hiện và các doanh nghiệp đang áp dụng các hình thức làm việc từ xa và kết hợp. Tầm quan trọng của văn phòng ảo bao gồm các yếu tố sau:
Cung cấp hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn
Việc có một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp được đăng ký tại nhà của bạn hoặc ở vùng ngoại ô thành phố là ưu tiên hàng đầu của mọi khách hàng. Sẽ không có khách hàng nào sử dụng sản phẩm của bạn nếu doanh nghiệp của bạn có vẻ không hợp pháp và đáng tin cậy.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng giá trị của một địa chỉ doanh nghiệp ảo để làm lợi thế cho mình bằng cách đăng ký công ty của bạn ở một nơi uy tín mà bạn không đủ khả năng chi trả.
Cung cấp hỗ trợ kinh doanh suốt cả tuần làm việc
Tùy thuộc vào gói văn phòng ảo của mình, bạn không phải lo lắng về các công việc vận hành hàng ngày như phân loại thư và nhận cuộc gọi. Nhân viên lễ tân trực tiếp, đội ngũ kỹ thuật và trợ lý hành chính của văn phòng ảo của bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này.
Giúp mở rộng quy mô kinh doanh một cách dễ dàng
Việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn đến các địa điểm khác chưa bao giờ dễ dàng hơn thế đối với các chủ doanh nghiệp. Bằng cách có được địa chỉ văn phòng ảo, bạn có thể có được văn phòng làm việc ở bất kỳ địa điểm nào bạn chọn chỉ trong vài phút.
Hãy coi G Office là đối tác đáng tin cậy của bạn!
Hãy trở thành một phần của đoàn tàu đang di chuyển bằng cách tham gia cùng hàng trăm doanh nghiệp sử dụng các gói cho thuê văn phòng ảo của chúng tôi. Nếu bạn muốn sở hữu một chỗ ngồi tại bàn làm việc thích hợp của mình với tư cách là người có thẩm quyền trong ngành, thì bạn không thể bỏ tất cả trứng kinh doanh của mình vào một giỏ (văn phòng truyền thống).
Mẫu số chung của các công ty lớn nhất thế giới là nguồn nhân tài của họ. Với các gói văn phòng ảo của G Office, bạn sẽ không phải cân nhắc các rào cản địa lý khi thuê những người phù hợp với giá trị cốt lõi của mình.
Ngoài ra, nếu bạn muốn thuê một không gian văn phòng truyền thống ở TPHCM, bạn sẽ phải trả trung bình 47,2 USD/m2 (tương đương hơn 1,1 triệu đồng/m2) hàng tháng, chưa tính đến các phụ phí đi kèm. Đừng mất ngủ vì tiền thuê văn phòng và chi phí chung khi bạn có thể tiết kiệm 97% đến 99% bằng cách thiết lập văn phòng ảo tại những địa điểm đắt đỏ ở TPHCM của chúng tôi.
Những gì bạn sẽ nhận được là một địa chỉ kinh doanh đắc địa ở những khu vực đẹp nhất của TPHCM (Tòa nhà Vincom Center, Saigon Trade Center, Rosana Building), số điện thoại doanh nghiệp riêng, phòng hội thảo, phòng phỏng vấn, dịch vụ nhận và chuyển tiếp thư từ & bưu phẩm và nhân viên lễ tân trực tiếp. Chúng tôi rất vui và sẵn sàng được thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào bạn có thể có. Hãy lên tàu cùng G Office ngay hôm nay!
Những câu hỏi thường gặp về Văn phòng ảo
Tầm quan trọng của văn phòng ảo đối với doanh nghiệp là gì?
Văn phòng ảo rất quan trọng vì nó cung cấp một văn phòng tiết kiệm chi phí, cung cấp quy trình làm việc linh hoạt, thúc đẩy năng suất và mang lại uy tín cho doanh nghiệp.
Vai trò của văn phòng ảo trong lĩnh vực CNTT là gì?
Các doanh nghiệp CNTT, chẳng hạn như Google và Slack, cung cấp các sản phẩm và phần mềm trực tuyến dưới dạng dịch vụ hoàn toàn có thể vận hành doanh nghiệp mà không cần có một địa điểm văn phòng truyền thống nào. Điều này có thể thực hiện được nhờ vào vô số lợi thế của văn phòng ảo.
Điều gì khiến văn phòng ảo trở nên phổ biến gần đây?
Mặc dù, văn phòng ảo đã tồn tại hơn 50 năm nhưng chúng ngày càng trở nên phổ biến sau đại dịch COVID-19. Nhiều doanh nghiệp đã chấp nhận làm việc tại nhà và việc sử dụng văn phòng ảo giúp họ hợp lý hóa quy trình mà không gây nguy hiểm cho danh tiếng thương hiệu của họ.
Lợi ích văn phòng ảo mang đến cho các startup là gì?
Hầu hết các công ty khởi nghiệp không có nguồn tài chính dồi dào và phải vật lộn với chi phí chung cũng như các chi phí đầy thách thức khác. Do đó, họ đang tận dụng văn phòng ảo để nâng cao uy tín cho thương hiệu của mình với mức giá phải chăng.
