Cũng thú vị như việc thuê một không gian văn phòng mới, điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và tìm ra một không gian có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Một không gian văn phòng có thể mang lại nhận thức cho thương hiệu của bạn, tạo cảm giác hợp pháp cho doanh nghiệp của bạn và tăng năng suất cho đội ngũ của bạn.
Trong bài đăng này, chúng tôi chia sẻ 12 mẹo cho lần đầu thuê văn phòng để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện bước tiếp theo cho doanh nghiệp của mình.
Những mẹo bạn nên biết trong lần đầu thuê văn phòng
Bước đầu tiên là quyết định xem bạn có thực sự cần một không gian văn phòng hay không? Văn phòng sẽ tác động như thế nào đến quy trình làm việc và cộng tác nhóm của bạn? Lợi ích của việc đầu tư vào không gian văn phòng vật lý có thể bao gồm:
- Chuyển phát thư – Cung cấp cho khách hàng một địa chỉ kinh doanh uy tín sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều so với địa chỉ nhà hoặc hộp thư bưu điện. Nó cũng sẽ cho phép bạn tách biệt cuộc sống riêng tư và công việc.
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm – Các thương hiệu có địa chỉ thực tế có thể xác minh danh sách của họ trên Google và hiển thị trên Google Maps cũng như các kết quả tìm kiếm địa phương.
1. Ước tính không gian bạn cần
Yêu cầu về không gian có thể khác nhau tùy theo công ty, ngành và vị trí địa lý. Trong khi các công ty doanh nghiệp có thể quan tâm đến những diện tích sàn có thể chứa tới 500 người, thì những công ty quy mô vừa và nhỏ và những người mới khởi nghiệp có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ văn phòng chia sẻ với các hình thức như cho thuê chỗ ngồi hoặc văn phòng trọn gói riêng có diện tích nhỏ hơn.
Hãy xem xét có bao nhiêu người trong đội ngũ của bạn và dự báo tăng trưởng của bạn sẽ như thế nào. Bạn sẽ cần bao nhiêu mét vuông không gian cho mỗi người? Nhóm của bạn sẽ phát triển mạnh trong môi trường làm việc nào? Doanh nghiệp của bạn dự kiến sẽ phát triển như thế nào trong thời gian thuê?
2. Hỏi về các tiện ích đi kèm
Thuê một không gian văn phòng hiện đại có nghĩa là phải đánh giá những tiện nghi nào được bao gồm trong chi phí. Cung cấp cho nhóm của bạn một không gian đầy đủ chức năng và tiện nghi hiện đại có thể tạo nên sự khác biệt.
Ví dụ: G Office cung cấp một danh sách dài các tiện ích cho khách hàng, bao gồm:
- Internet cáp quang
- Không gian làm việc đầy đủ tiện nghi
- Quản lý tại chỗ
- Máy in /Máy scan /Máy photocopy
- Phòng họp theo yêu cầu
- Dịch vụ nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm
- Miễn phí cà phê, trà, nước lọc và kẹo
3. So sánh các loại văn phòng khác nhau
Có nhiều loại không gian khác nhau khi nói đến văn phòng. Từ không gian làm việc chung đến văn phòng truyền thống, các doanh nhân có thể chọn từ nhiều cách bố trí văn phòng khác nhau.
- Văn phòng truyền thống – Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông đảo và cần đảm bảo sự bảo mật thông tin riêng tư. Loại hình văn phòng này thường sẽ đòi hỏi doanh nghiệp tốn khá nhiều chi phí để vận hành.
- Văn phòng trọn gói – Dành cho các cá nhân hoặc nhóm tối đa 15 người. Văn phòng riêng mang đến cho các nhóm không gian để phát triển và thay đổi, rất lý tưởng cho các nhóm mới, mở rộng địa lý, người làm việc tự do hoặc những người mới bắt đầu.
- Bàn làm việc chuyên dụng (Chỗ ngồi cố định) – Tương tự như tư cách thành viên coworking, bàn làm việc chuyên dụng mang đến sự linh hoạt và giá cả phải chăng, cũng như sự bảo mật của tủ hồ sơ có khóa và bàn làm việc dành riêng trong văn phòng riêng chung.
- Văn phòng Ảo – Không phải là không gian làm việc vật lý, nhưng rất hữu ích cho những người làm việc từ xa, những người cần một địa chỉ và địa điểm kinh doanh chuyên nghiệp để nhận thư và chuyển phát – cũng như quyền sử dụng các phòng họp, văn phòng ban ngày hoặc thẻ vào phòng chờ theo yêu cầu!
4. Khám phá khu vực lân cận
Điều quan trọng là bạn phải chọn một địa điểm văn phòng mà nhân viên, đối tác và khách hàng của bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Có phương tiện giao thông công cộng gần đó không? Văn phòng có bãi đậu xe không? Nhóm của bạn cũng có thể đánh giá cao một địa điểm có các quán cà phê và nhà hàng gần đó để lựa chọn.
Vì G Office có hệ thống cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo với 5 chi nhánh đặt tại những tòa nhà danh tiếng ở khu vực trung tâm TPHCM, nên các thành viên có thể thuê văn phòng ở những vị trí đắc địa ngay trung tâm Quận 1 với chi phí chỉ bằng một nửa so với các nhà cung cấp văn phòng tương tự.
Ví dụ:
Tòa nhà Hado Airport Building có kết nối dễ dàng đến sân bay. Mặt khác, chúng tôi còn có chi nhánh tại các tòa nhà như Vincom Center, Cao Thắng Mall nằm trong tòa nhà phức hợp có khu vực mua sắm, ăn uống và giải trí ngay những tầng đầu của tòa nhà.
Ngoài ra, G Office còn có văn phòng tại Rosana Tower và Saigon Trade Center tọa lạc tại mặt tiền các trục đường chính của Quận 1, vô cùng thuận tiện trong việc đi lại cũng như tiếp cận các cửa hàng ăn uống, quán cafe hay nhà hàng.
5. Tránh những cạm bẫy pháp lý
Khi thuê một không gian văn phòng thương mại, hãy nhớ xem xét cẩn thận các điều khoản trong hợp đồng thuê của bạn. Hãy chú ý hơn đến thời hạn của hợp đồng, thời điểm bắt đầu và liệu có các lựa chọn gia hạn hay không.
Ngoài ra, tiền thuê nhà của bạn có bao gồm các khoản phí dịch vụ, thuế và chi phí bảo trì không? Tiền đặt cọc là gì và cần đáp ứng những điều kiện nào để được trả lại? Những khu vực chung nào được bao gồm trong tiền thuê nhà của bạn?
6. Xem xét ngân sách của bạn
Đừng chọn một không gian văn phòng sẽ khiến doanh nghiệp của bạn mắc nợ. Việc quyết định mức ngân sách phù hợp sẽ giúp bạn luôn yên tâm. Nói như vậy, đầu tư vào công ty và ước mơ của bạn là một phần cần thiết trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Hãy nhớ rằng tiện nghi, bảo trì, thuế, dịch vụ thư tín, đồ nội thất và các yếu tố khác cần được cân nhắc khi quyết định ngân sách không gian văn phòng của bạn.
7. Tìm kiếm điều khoản linh hoạt
Đọc hợp đồng thuê văn phòng của bạn từ trên xuống dưới. Ngoài các tiêu chí bạn đặt ra cho không gian văn phòng lý tưởng của mình, bạn sẽ muốn chú ý đến mọi tính linh hoạt trong quy trình cho thuê.
Ví dụ: công ty cung cấp không gian văn phòng có thể giảm giá tiền thuê nhà cho bạn khi ký hợp đồng dài hạn (chẳng hạn như hợp đồng một hoặc hai năm). Mức độ linh hoạt này có thể rất quan trọng để đảm bảo khả năng tồn tại của một công ty đang phát triển.
8. Cá nhân hóa không gian của bạn
Nếu bạn dự định dành phần lớn thời gian trong tuần ở văn phòng thì tại sao không nỗ lực thiết kế nó theo ý thích của mình? Vào đầu tuần, không gian sẽ mang lại cho bạn cảm giác lạc quan và phấn khích.
Chúng tôi đã thấy mọi người dán áp phích và ảnh gia đình họ, viết những câu trích dẫn đầy cảm hứng lên tường, thậm chí mang đồ đạc từ nhà vào để tạo cảm giác thoải mái hơn. Bạn sẽ tùy chỉnh không gian của mình như thế nào?
9. Quan sát sự phát triển của doanh nghiệp bạn
Một văn phòng duy nhất có thể đủ để bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ, nhưng nếu bạn đang phát triển nhanh chóng, bạn cũng cần lưu ý đến khả năng mở rộng. Bạn đang thêm bao nhiêu thành viên nhóm mới mỗi tháng hoặc mỗi quý? Bạn có hy vọng sẽ phát triển hơn nữa trong năm tới không? Khi bạn chọn một không gian phù hợp cho nhóm của mình, hãy nhớ lưu ý đến tương lai gần cũng như trạng thái hiện tại của bạn.
10. Tìm hiểu về các tính năng bảo mật và bảo trì tòa nhà
An toàn và bảo mật phải là ưu tiên số một đối với bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn. Bất kể bạn làm việc ở đâu, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy được bảo vệ.
Hỏi về các biện pháp an ninh tại chỗ. Thông thường, những việc này sẽ liên quan đến việc truy cập bằng thẻ khóa, camera an ninh và các quy trình an toàn khác nhau trong trường hợp khẩn cấp. Bạn cũng nên hỏi về cách bảo trì tòa nhà – đó là một dấu hiệu tốt nếu các vấn đề kỹ thuật hoặc máy móc được giải quyết càng sớm càng tốt để không ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn.
11. Nuôi dưỡng văn hóa công ty của bạn
Một trong những điều tuyệt vời nhất khi làm việc ở văn phòng là cộng đồng mà bạn xây dựng với các đồng nghiệp của mình. Chúng không chỉ có thể truyền cảm hứng cho bạn làm việc chăm chỉ hơn mà còn có thể khiến công việc bớt khô khan và nhàm chán hơn.
Nói chuyện với nhóm của bạn về những giá trị nào là quan trọng nhất đối với họ và bắt đầu xây dựng văn hóa doanh nghiệp của bạn xung quanh những giá trị đó. Điều cần thiết cần ghi nhớ là gì? Điều gì thúc đẩy mọi hành động của bạn? Văn hóa là thứ phân biệt một doanh nghiệp chung với một công ty lâu đời.
12. Tôn trọng người khác sử dụng không gian
Rất có thể bạn sẽ chia sẻ sàn của mình với các doanh nghiệp và chuyên gia khác, vì vậy hãy tìm hiểu họ nhưng cũng tôn trọng quyền riêng tư và không gian của họ. Nếu bạn có một cuộc họp ở một không gian rộng mở, hãy cố gắng đừng ồn ào quá. Tránh làm gián đoạn họ nếu họ có vẻ đang tập trung vào công việc.
Theo thời gian, bạn sẽ phát triển mối quan hệ với những người xung quanh và đó có thể là một cảm giác tuyệt vời. Bạn không bao giờ biết được – họ có thể trở thành đối tác kinh doanh hoặc khách hàng tiếp theo của bạn!
Kết luận:
Việc thuê văn phòng lần đầu có thể đầy thách thức, nhưng với những mẹo nhỏ và kiến thức cơ bản, bạn có thể làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Tìm hiểu kỹ về các yếu tố quan trọng như vị trí, chi phí, và tiện nghi để chọn được văn phòng phù hợp. Luôn đàm phán và thỏa thuận điều khoản một cách rõ ràng trước khi kí kết hợp đồng.
Đồng thời, luôn luôn lắng nghe ý kiến của người đi trước để học hỏi và tránh những sai lầm không cần thiết. Chúc bạn thành công trong việc thuê văn phòng và phát triển doanh nghiệp của mình!
