Nếu có một điều có thể khiến một doanh nhân bắt đầu khởi nghiệp thức đêm (ngoài những tách cà phê bất tận), thì đó là việc tìm được văn phòng phù hợp. Nơi biến giấc mơ thành hiện thực. Thành lập văn phòng là một khoản đầu tư quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng đi sâu vào các loại hình văn phòng hàng đầu dành cho các công ty khởi nghiệp để tìm ra phông nền hoàn hảo cho câu chuyện thành công của bạn.
Có 4 loại hình văn phòng được ưa chuộng hiện nay là: Văn phòng tại nhà, Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ, Văn phòng truyền thống.
Văn phòng là gì?
Văn phòng là một không gian làm việc, một tập hợp các phòng hoặc tòa nhà được sử dụng làm nơi thực hiện các công việc chuyên môn, thương mại,… Định nghĩa này mang tính chung chung vì các văn phòng có thể có nhiều cách bố trí khác nhau với trọng tâm là có những điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện công việc cụ thể.
Các loại văn phòng phổ biến nhất bao gồm Văn phòng tại nhà, Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ, Văn phòng truyền thống. Những loại văn phòng này khác nhau về nhiều mặt, đặc biệt là quy mô và sơ đồ bố trí. Khi lựa chọn loại hình văn phòng, hãy tập trung vào quy mô, công việc phải làm, ngân sách, văn hóa và kế hoạch phát triển.
Các loại hình văn phòng phổ biến
Các loại văn phòng bạn nên xem xét bao gồm:
Văn phòng tại nhà
Đối với các doanh nghiệp mới hoặc người mới khởi nghiệp, việc có Home Office là cách dễ dàng và rẻ nhất để bắt đầu và vận hành một doanh nghiệp, chẳng hạn như hỗ trợ quản trị viên hoặc thiết lập một cửa hàng trực tuyến. Bạn có thể biến ngôi nhà, căn hộ hoặc các phòng của mình và thậm chí cả gara thành văn phòng. Không gian có thể bị hạn chế và chật chội và bạn có thể hơi mất tập trung với bạn cùng phòng hoặc trẻ em.
Nhưng đối với những người mới bắt đầu kinh doanh riêng và vẫn đang tìm kiếm nguồn tài trợ từ ngân hàng, nhà đầu tư và Nhà đầu tư mạo hiểm, đây là cách thiết thực nhất để bắt đầu công việc kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể đăng ký văn phòng thực tại địa chỉ nhà của bạn. Các công ty nổi tiếng và toàn cầu như Apple, Facebook và Alibaba đều bắt đầu với loại hình Văn phòng tại nhà.
Lợi ích của văn phòng tại nhà
- Tăng năng suất: Một trong những lợi ích đáng kể nhất của văn phòng tại nhà là tăng năng suất. Với ít phiền nhiễu hơn và môi trường yên tĩnh hơn, nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
- Uyển chuyển: Khi làm việc tại nhà, nhân viên có thể linh hoạt hơn trong việc quản lý lịch trình và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này có thể dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
- Tiết kiệm: Văn phòng tại nhà có thể tiết kiệm tiền cho nhân viên và người sử dụng lao động cho những thứ như đi lại, đậu xe và các chi phí liên quan đến công việc khác.
- Cải thiện sức khỏe và thể chất: Văn phòng tại nhà có thể được thiết kế để tiện dụng hơn và thúc đẩy tư thế tốt hơn, giảm nguy cơ đau lưng và các vấn đề về cơ xương khớp khác. Ngoài ra, nhân viên có thể kết hợp nhiều hoạt động thể chất hơn trong ngày của họ bằng cách nghỉ giải lao ngắn để giãn cơ hoặc đi bộ nhanh.
- Giảm căng thẳng: Văn phòng tại nhà cũng có thể giúp giảm mức độ căng thẳng vì nhân viên có thể tránh được môi trường bận rộn và căng thẳng của văn phòng truyền thống. Điều này có thể dẫn đến sự hài lòng trong công việc tăng lên và sức khỏe tinh thần tổng thể tốt hơn.
Nhìn chung, lợi ích của văn phòng tại nhà có thể dẫn đến một môi trường làm việc hiệu quả, linh hoạt và lành mạnh hơn, có thể mang lại lợi ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động.
Nhưng hãy nhớ! Những sự thu hút từ chiếc giường êm ái, mùi thức ăn, Netflix và có lẽ là một con mèo đang đi trên bàn phím của bạn. Có rất nhiều phiền nhiễu!.
Văn phòng ảo
Khi bạn muốn có một văn phòng trang trọng tại một khu thương mại đắc địa trong thành phố của mình nhưng không gặp rắc rối khi đối mặt với vấn đề chi phí hạn hẹp, bạn có thể chọn Văn phòng ảo. Khi bạn muốn doanh nghiệp của mình được đăng ký ở một quận hàng đầu, dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận nhiều khách hàng hơn với ít chi phí hơn thì Văn phòng ảo là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nó đang trở nên phổ biến hơn với các doanh nghiệp muốn có cách làm việc và vận hành linh hoạt trên phạm vi quốc tế với sự hiện diện ở nhiều quốc gia khác nhau.
Lợi ích của văn phòng ảo
- Hiệu quả chi phí: Văn phòng ảo loại bỏ nhu cầu thuê không gian vật lý, hóa đơn tiện ích và tiện nghi trong văn phòng, cho phép doanh nghiệp phân bổ vốn cho các lĩnh vực thiết yếu khác.
- Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Không có hợp đồng thuê ràng buộc hoặc hạn chế về vật chất, doanh nghiệp có thể dễ dàng thích ứng với sự tăng trưởng, sự thay đổi về nhu cầu hoặc thay đổi trong hoạt động.
- Hình ảnh chuyên nghiệp: Văn phòng ảo thường cung cấp địa chỉ uy tín, dịch vụ điện thoại và đôi khi có cả trợ lý ảo hoặc nhân viên lễ tân, nâng cao diện mạo chuyên nghiệp của công ty.
- Làm việc ở mọi nơi: Các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ mọi nơi trên thế giới, cho phép các doanh nghiệp khai thác nguồn nhân tài toàn cầu và phục vụ thị trường quốc tế một cách hiệu quả hơn.
- Tác động môi trường: Bằng cách cắt giảm việc đi lại hàng ngày và nhu cầu về các tiện ích văn phòng, văn phòng ảo góp phần giảm lượng khí thải carbon và mô hình làm việc bền vững hơn.
Coworking space – Văn phòng chia sẻ
Hiện nay, văn phòng chia sẻ (không gian làm việc chung hoặc coworking space) đang ngày càng phổ biến. Loại hình văn phòng này khiến bạn có cảm giác như đang làm việc tại một quán cà phê, nơi bạn có thể thư giãn lâu hơn, thưởng thức một tách cà phê và bầu không khí thoải mái khi làm việc cả ngày lẫn đêm.
Đây là cách thiết lập phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp mới hoặc công ty khởi nghiệp, với một hoặc nhiều thành viên trong nhóm, chẳng hạn như freelancer và chuyên gia. Thuật ngữ “không gian làm việc chung” áp dụng để chia sẻ không gian làm việc với người lao động hoặc chủ doanh nghiệp và những người khởi nghiệp có nền tảng và công ty khác nhau.
Lợi ích của văn phòng chia sẻ
- Thời gian làm việc linh hoạt: Điều này có nghĩa là bạn có thể đến đó bất cứ lúc nào và làm việc. Bạn cũng có thể gặp gỡ những người mới, kết nối với những người khởi nghiệp và chủ doanh nghiệp này, đồng thời tìm hiểu về kinh nghiệm và chuyên môn của họ. Ai biết được, bạn có thể nhận được một hoặc hai điều, về cách thành công trong kinh doanh, cách có được khách hàng mới và nhà đầu tư tiềm năng hoặc mở rộng sang các thị trường mới, từ các chuyên gia và doanh nhân khác như bạn.
- Không gian tiện nghi, thiết kế đẹp mắt: Nó giống như một khu vực tách biệt với thế giới ồn ào bên ngoài, nơi bạn có thể tập trung vào công việc thực sự quan trọng với mình, đồng thời tạo ra các sản phẩm và dịch vụ sẽ tác động tích cực đến cuộc sống của mọi người và tạo ra sự khác biệt.
- Nội thất đầy đủ và sẵn sàng: Một lợi thế khác là bạn không cần phải mua nội thất văn phòng vì Không gian làm việc chung có đầy đủ các tiện nghi như Internet Wi-Fi, bàn ghế, máy in, điện thoại, máy fax và máy pha cà phê. Ngoài ra, nếu bạn sống ở các thành phố đô thị, bạn sẽ phải trả một phần chi phí cho không gian làm việc chung thay vì phải thuê văn phòng.
Đối với những người mới bắt đầu kinh doanh và có nguồn vốn nhỏ hoặc hoàn toàn không có vốn, bạn có thể bắt đầu làm việc tại Coworking Spaces.
Văn phòng truyền thống
Khi bạn quyết định có văn phòng thực tế của riêng mình, bạn có thể chọn thuê một không gian hoặc căn hộ rộng rãi để bạn có thể làm việc, vận hành hoặc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của mình. Văn phòng truyền thống thường phải ký hợp đồng dài hạn với chủ cho thuê. Tùy thuộc vào vị trí và quy mô, giá thuê văn phòng có thể đắt hơn so với các loại văn phòng khác và cũng bao hàm chi phí từ phía bạn.
Lợi ích của văn phòng truyền thống
- Môi trường chuyên nghiệp: Văn phòng truyền thống cung cấp một không gian làm việc có cấu trúc và chuyên dụng, không có những phiền nhiễu tiềm ẩn ở nhà hoặc không gian công cộng. Nó được thiết kế để mang lại năng suất và thường được trang bị tất cả các tiện nghi cần thiết cho hoạt động hàng ngày.
- Các cơ hội kết nối: Việc chia sẻ một tòa nhà hoặc khu phức hợp văn phòng với các doanh nghiệp khác mang lại nhiều cơ hội kết nối, cộng tác hoặc đơn giản là tương tác với các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này có thể dẫn đến quan hệ đối tác, giới thiệu khách hàng hoặc thậm chí là tình bạn.
- Sự hiện diện vật lý: Sở hữu một không gian văn phòng hữu hình có thể nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Nó cung cấp một địa điểm rõ ràng cho các cuộc họp, thể hiện sự ổn định và cung cấp một địa điểm để xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn.
Sở hữu một văn phòng truyền thống có thể mang lại lợi ích cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp đang tìm kiếm sự cân bằng giữa tính linh hoạt, tính chuyên nghiệp và hiệu quả chi phí.
Nếu bạn đang tìm kiếm một văn phòng ngắn hạn hoặc chỉ đang kiểm tra xem vị trí đó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, thì lựa chọn tốt nhất bạn có thể có là loại Văn phòng cho thuê.
Cách chọn loại văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Chọn loại văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn cũng giống như chọn nền móng phù hợp cho ngôi nhà mơ ước của bạn. Lựa chọn này có thể ảnh hưởng đến năng suất của nhóm, hình ảnh công ty và thậm chí cả chi phí hoạt động của bạn. Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt:
Hiểu nhu cầu của bạn
- Quy mô nhóm: Nếu bạn có một nhóm nhỏ hoặc là một doanh nhân độc lập, văn phòng tại nhà hoặc không gian làm việc chung có thể là đủ. Đối với các nhóm lớn hơn, một văn phòng cho thuê chuyên dụng sẽ phù hợp hơn.
- Bản chất công việc: Các cơ quan sáng tạo có thể muốn có không gian mở để động não, trong khi nhóm phát triển phần mềm có thể ưu tiên những không gian yên tĩnh riêng lẻ.
Xem xét ngân sách của bạn
- So sánh chi phí giữa không gian làm việc chung, văn phòng ảo, văn phòng cho thuê hoặc thậm chí mua văn phòng.
- Tính đến các chi phí khác: tiện ích, bảo trì, đồ nội thất, internet và bất kỳ tiện nghi bổ sung nào bạn có thể cần.
Nghĩ về vị trí
- Khả năng tiếp cận: Chọn một vị trí mà nhóm, khách hàng và nhà cung cấp của bạn có thể dễ dàng tiếp cận.
- Hình ảnh thương hiệu: Ở trong một khu kinh doanh sang trọng có thể nâng cao hình ảnh thương hiệu của bạn nhưng nó cũng sẽ đi kèm với mức giá cao hơn.
- Tiện ích lân cận: Gần ngân hàng, quán ăn, phương tiện giao thông công cộng và các dịch vụ thiết yếu khác có thể là một phần thưởng.
Uyển chuyển
- Bạn có cần hợp đồng thuê ngắn hạn vì bạn là người khởi nghiệp và mong đợi sự phát triển không? Không gian làm việc chung hoặc văn phòng cho thuê với các điều khoản linh hoạt có thể là tốt nhất.
- Nếu bạn đã có uy tín hơn và dự đoán sẽ ở một nơi trong thời gian dài, hãy xem xét hợp đồng thuê truyền thống hoặc thậm chí mua không gian văn phòng.
Xem xét nhu cầu hoạt động
- Công nghệ: Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc nhiều vào công nghệ, hãy đảm bảo nơi đó có hỗ trợ kỹ thuật và internet đáng tin cậy.
- Không gian họp: Nếu bạn thường xuyên gặp khách hàng, hãy đảm bảo luôn có sẵn phòng họp.
- Lưu trữ: Đối với các doanh nghiệp có sản phẩm vật chất, không gian lưu trữ có thể rất quan trọng.
Tìm kiếm phản hồi
Hãy để nhóm của bạn tham gia vào quá trình ra quyết định. Rốt cuộc, họ cũng sẽ làm việc trong không gian. Những hiểu biết sâu sắc và sự thoải mái của họ có thể là vô giá.
Loại văn phòng phù hợp là sự kết hợp giữa tính thực tế, ngân sách và nhu cầu. Bằng cách đánh giá cẩn thận từng yếu tố, bạn có thể tìm thấy một không gian không chỉ là văn phòng mà còn là nơi doanh nghiệp của bạn có thể phát triển.
Phân loại tòa nhà văn phòng
Trong khi các loại văn phòng tập trung vào các khía cạnh như diện tích sàn và cách bố trí các tiện nghi thì việc phân loại tòa nhà văn phòng lại tập trung vào số lượng tiện nghi mà một văn phòng có. Phân loại tòa nhà văn phòng là việc phân loại tòa nhà văn phòng dựa trên tiện nghi, vị trí, kiến trúc, giá thành và giá thuê. Số lượng không gian văn phòng không thành vấn đề khi phân loại.
Phân loại tòa nhà văn phòng không phải là một bộ quy tắc cố định vì nó mang tính tương đối và có các vùng màu xám giữa các lớp mặc dù có những đặc điểm riêng biệt giữa chúng. Ví dụ, một tòa nhà có thể dễ dàng di chuyển giữa các lớp với việc bổ sung hoặc loại bỏ một số tiện nghi.
1. Không gian văn phòng Trophy
Không gian văn phòng danh hiệu là biểu tượng đẳng cấp và là tòa nhà mang tính bước ngoặt với các tính năng độc đáo cùng dịch vụ, hoàn thiện và xây dựng tốt nhất. Nó thường nằm trên một con phố đắc địa và sẽ có chi phí cũng như giá thuê cao nhất vì không có tòa nhà nào khác giống như vậy.
2. Không gian văn phòng hạng A
Không gian văn phòng hạng A sang trọng và nằm trong số những không gian văn phòng lớn nhất và có chất lượng tốt nhất hiện có. Thông thường, chúng có thể được tìm thấy trong các tòa nhà mới, có ý nghĩa lịch sử hoặc giá trị cổ điển. Họ cung cấp vị trí, cơ sở hạ tầng tốt nhất, quyền sở hữu tốt nhất và hầu hết đều được phục vụ. Họ yêu cầu giá thuê cao và các chi phí khác.
3. Văn phòng hạng B
So với văn phòng hạng A, tòa nhà hạng B thường cũ hơn nhưng có tiện nghi và quyền sở hữu tốt, đáng tin cậy. Do đó, họ yêu cầu ít tiền thuê và các chi phí khác hơn, khía cạnh này hấp dẫn các công ty nhỏ hơn đang tìm kiếm tiện nghi tốt với giá hời. Chúng thường nằm ở những khu vực đắc địa nhưng có ít tiện nghi hơn và rẻ hơn.
4. Văn phòng hạng C
Tòa nhà văn phòng hạng C đơn giản là tòa nhà hạng B với ít tiện nghi hơn. Ví dụ, họ thiếu người phục vụ tại sảnh và các tiện nghi khác được coi là ‘quá mức’. Do tính chất cơ bản nên số lượng tòa nhà văn phòng hạng C rất ít vì dễ bị các tầng lớp cao hơn cạnh tranh. Chủ sở hữu cũng chỉ cần cải thiện một vài mặt để mang đến cho họ đẳng cấp cao hơn.
Các yếu tố quyết định việc phân loại tòa nhà văn phòng
Để chỉ định một lớp cho một tòa nhà, hãy tập trung vào các khía cạnh sau:
- Vị trí
- Kết cấu tòa nhà
- Tuổi của tòa nhà
- HVAC
- Bảo trì
- Xây dựng cơ sở hạ tầng
- Hệ thống nước
Những khía cạnh này càng tốt thì đẳng cấp văn phòng của tòa nhà càng cao.
Văn phòng doanh nghiệp và phi doanh nghiệp
Một cách phân loại khác của các loại văn phòng là nhóm chúng thành các văn phòng công ty và phi công ty. Văn phòng công ty là không gian văn phòng có cấu trúc đầy đủ với cabin điều hành/quản lý, bàn làm việc, khu vực làm việc và các phòng được chỉ định khác cho hội nghị, cuộc họp và các hoạt động khác. Họ được ưa chuộng bởi các công ty đã thành lập.
Mặt khác, các văn phòng phi công ty là khu vực làm việc linh hoạt, chỉ có những khu vực cốt lõi nhất để mọi người tiếp tục làm việc. Chúng được ưa chuộng bởi các công ty khởi nghiệp và các công ty cỡ trung bình nhờ tính linh hoạt và chi phí thấp hơn.
| Văn phòng công ty | Văn phòng phi công ty |
|
|
Phần kết luận
Chọn đúng loại hình văn phòng cũng giống như chọn một đôi giày phù hợp. Nó phải vừa vặn, phù hợp với phong cách của bạn và không khiến bạn bị phồng rộp (hoặc bỏng rát). Đánh giá những gì bạn cần, kiểm tra ngân sách của bạn và đến sở hữu văn phòng mơ ước đó!
Tại G Office, chúng tôi đang cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại TPHCM, với nhiều loại hình văn phòng đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình doanh nghiệp như: Văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và chỗ ngồi làm việc cố định. Nếu bạn vẫn bâng khuâng chưa biết đâu là loại hình phù hợp, hãy gọi ngay cho chúng tôi!
