Việc tính toán cách bố trí văn phòng của bạn có thể gần như khó khăn như việc tham gia một lớp học tính toán sau nhiều năm nghỉ học. Có nhiều yếu tố mà bạn sẽ phải giải quyết, chẳng hạn như tính diện tích văn phòng trung bình cho mỗi nhân viên, nên có bao nhiêu phòng hội nghị, kích thước phòng họp trung bình là bao nhiêu, v.v.
Điều quan trọng là phải thực hiện các quyết định đúng đắn khi liên quan đến tất cả những điều này, vì bạn có thể sẽ có không gian như hiện tại trong ít nhất một vài năm, nếu không muốn nói là nhiều hơn. Đảm bảo rằng mọi thứ đều được tính toán và tối ưu hóa là một bước quan trọng trong việc tìm ra các phép đo, đặc biệt là đối với phòng hội nghị.
Tại sao kích thước phòng họp và văn phòng lại quan trọng?
Trong một không gian văn phòng điển hình, diện tích văn phòng và phòng hội nghị được tính toán dựa trên năng lực và số lượng của đội ngũ nhân viên công ty. Ở một nơi làm việc kết hợp, mọi thứ hơi khác một chút. Quy mô của tổng thể các văn phòng thường nhỏ hơn so với số lượng nhân viên tại tổ chức, chủ yếu là do nhiều người sẽ làm việc tại nhà hoặc làm việc trong môi trường kết hợp, cho phép văn phòng và Phòng họp có nhiều chỗ trống và linh hoạt hơn.
Vì lợi thế này, điều quan trọng là phải tối ưu hóa không gian bạn có cho công ty của mình để tận dụng tối đa và sử dụng hết tiềm năng của nó. Biết những thứ như diện tích văn phòng trung bình hoặc kích thước văn phòng tiêu chuẩn cho một người là điều quan trọng để có thể tạo ra một không gian văn phòng đầy đủ chức năng và tối ưu hóa.
Những câu hỏi để tự hỏi mình trước
Xác định không gian văn phòng của bạn bắt đầu bằng việc tự hỏi mình một vài câu hỏi. Khi bạn đã xác định được nhu cầu về không gian, phòng hội nghị và nhân viên của mình, bạn sẽ có thể tìm hiểu xem bạn sẽ cần bao nhiêu feet vuông cho mỗi nhân viên.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi khi cố gắng xác định không gian văn phòng trung bình cho mỗi nhân viên:
- Công ty của bạn dự đoán loại phát triển nào về mặt ngân sách và quy mô nhân viên?
- Có bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng toàn thời gian, bán thời gian hoặc hoàn toàn từ xa?
- Quy mô trung bình của các cuộc họp sẽ là bao nhiêu?
- Bạn đang hướng tới loại không gian văn phòng nào? Không gian làm việc khái niệm mở? Thêm văn phòng tư nhân?
- Hợp đồng thuê không gian của bạn linh hoạt đến mức nào và họ sẽ cho phép bạn mở rộng đến mức nào?
Dành chút thời gian và cố gắng tìm hiểu những mối quan tâm này sẽ giúp bạn phát triển ý tưởng tốt hơn về không gian mà bạn đang cố gắng tạo ra cho công ty của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn không vội vàng trong quá trình này và nhận lời khuyên từ những người khác như nhân viên, chuyên gia của bạn và bất kỳ nguồn lực nào khác mà bạn có thể tìm thấy.
Kích thước phòng họp tiêu chuẩn
Khi tìm ra kích thước phòng hội nghị lý tưởng, điều tốt nhất bạn có thể làm là xác định không gian và nhu cầu của nhóm, đồng thời cố gắng đưa ý tưởng đó vào kích thước phòng hội nghị tiêu chuẩn.
Thông thường, có 3 kích cỡ phòng họp khác nhau mà bạn có thể cân nhắc.
- Phòng họp nhỏ: Tùy thuộc vào quy mô không gian và đội ngũ nhân viên, phòng hội nghị nhỏ có thể là lựa chọn phù hợp cho bạn. Phòng thường có diện tích khoảng 9m2 và có sức chứa từ 4 đến 6 người. Căn phòng này có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn, bao gồm phòng họp điển hình, khu vực điện thoại, khu vực họp thông thường hoặc thậm chí là phòng động não. Bạn có khả năng vô tận và với một chút sáng tạo, căn phòng khoảng 9m2 của bạn có thể là sự bổ sung đáng kinh ngạc cho không gian văn phòng.
- Phòng họp trung: Nếu bạn muốn có một phòng lớn hơn chẳng hạn vì công ty của bạn đang cần không gian lớn hơn để tổ chức nhiều cuộc họp thường xuyên hơn, bạn có thể chọn phòng hội nghị trung bình có diện tích khoảng 23m2 và có chỗ ngồi khoảng 8-10 người. Loại phòng này một lần nữa có thể được biến thành bất cứ thứ gì bạn muốn, tuy nhiên, các phòng có kích thước này thường được dành làm phòng hội nghị.
- Phòng họp lớn: Đây là phòng hội nghị tiêu chuẩn lớn nhất và có diện tích khoảng gần 35m2. Nó có xu hướng chứa khoảng16-20 ngườivà có thể hoạt động như bất cứ thứ gì bạn muốn ở quy mô lớn hơn. Ví dụ: bạn có thể chỉ cần sử dụng nó làm phòng họp cho các cuộc họp lớn, bạn có thể sử dụng nó làm nhà hát, phòng đào tạo, lớp học, v.v.
Có bao nhiêu phòng họp cho nhân viên công ty bạn?
Theo nguyên tắc chung, cứ 15-20 người thì nên có một phòng họp. Điều đó có nghĩa là, nếu lực lượng lao động của bạn là người kết hợp, bạn nên áp dụng phép tính đó dựa trên số lượng nhân viên trung bình làm việc tại văn phòng, thay vì tổng số nhân viên.
Ví dụ: nếu bạn có 300 nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng của mình, nhưng họ đang theo lịch trình kết hợp, trong đó trung bình họ chỉ làm việc 3 ngày một tuần, thì bạn có thể giả định rằng sức chứa trung bình của bạn là 180 người và áp dụng phép tính dựa trên cái đó (sẽ có từ 9 đến 12 phòng họp)
Ngoài ra, hãy nhớ rằng đây chỉ là hướng dẫn, một số công ty cần nhiều khu vực họp hơn những công ty khác do tính chất công việc của họ. Cách tốt nhất để tiếp cận phòng hội nghị của bạn là cố gắng căn cứ vào quy mô theo nhu cầu của công ty bạn và kết hợp một số kích thước này thành sự kết hợp hoàn hảo để nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả và thoải mái.
Một số ví dụ về kích thước theo sức chứa phòng
- Phòng họp 5 người: 9-14m2
- Phòng họp 8 người: 14-19m2
- Phòng họp 10 người: 19-23m2
- Phòng họp 12 người: 23-28m2
- Phòng họp 20 người: 33-37m2
- Phòng họp 30 người: 46-56m2
Cách thiết lập phòng họp của bạn
Phòng họp là trụ cột của nơi làm việc kết hợp. Chúng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc thiết lập nơi làm việc. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có phòng được trang bị tốt, nơi họ có thể họp và cảm thấy thoải mái là điều quan trọng đối với năng suất, đó là lý do tại sao bạn nên đầu tư thời gian vào việc học cách bố trí phòng họp hoàn hảo. Có một số khía cạnh thiết kế chính mà bạn nên xem xét khi quyết định cách thiết lập phòng hội nghị của mình.
5 cách bố trí phòng họp phổ biến nhất:
Truyền thống:Cách thiết lập truyền thống thực sự phù hợp khi mọi người muốn sử dụng máy tính xách tay của họ và trải rộng các ghi chú cũng như giấy tờ khác và sử dụng nó nhiều hơn như một máy trạm. Điều này có thể hữu ích cho những cuộc họp mà mọi người cần ghi chép. Màn hình cũng là một phần quan trọng của căn phòng này, vì một số người sẽ ở xa và sẽ phải tham gia qua cuộc gọi điện video.
- U-shape:Trong thiết kế này, mọi người đều có thể nhìn thấy nhau bao gồm hội nghị truyền hình, bảng trắng và chính người thuyết trình. Điều này rất tốt cho các bài thuyết trình mang tính cộng tác.
- Tiệc: Bao gồm các bàn tròn thuận tiện khi các cuộc họp mang tính chiến lược và yêu cầu một số người động não trong các phiên họp khác nhau.
- Lớp học: Đây là cách thiết lập phù hợp cho các cuộc họp giống như hội thảo, nơi mọi người được yêu cầu ghi chép và lắng nghe diễn giả.
- Hình vuông rỗng: Những cách bố trí này rất phù hợp cho các cuộc họp trực tiếp vì nó mang lại cho người phát biểu hoặc người điều phối khả năng trình bày từ giữa hình vuông. Tuy nhiên, điều này không lý tưởng cho các cuộc họp kết hợp hoặc các cuộc họp từ xa.
Thiết kế phòng họp đảm bảo an toàn và dễ tiếp cận
Khi lên kế hoạch cho một phòng hội nghị, việc tạo ra một môi trường an toàn và dễ tiếp cận là điều tối quan trọng. Những cân nhắc chính bao gồm:
- Khả năng tiếp cận: Đảm bảo tất cả các lối vào không có vật cản và không gian phù hợp cho người khuyết tật, kết hợp các tính năng như đường dốc, thang máy, cửa rộng và đồ nội thất có thể điều chỉnh được.
- An toàn Phòng cháy chữa cháy: Tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy bằng cách duy trì các lối thoát hiểm rõ ràng và tuân thủ các quy định xây dựng.
- An toàn điện: Lắp đặt ổ cắm điện đúng cách và tránh quá tải sẽ ngăn ngừa các rủi ro như cháy điện. Tổ chức dây và cáp giảm thiểu nguy cơ vấp ngã.
Tìm kích thước phòng họp hoàn hảo của bạn có thể là một thách thức nhưng rất quan trọng để xây dựng một không gian làm việc hiệu quả, tối ưu hóa. Đảm bảo rằng các yêu cầu về phòng họp được thiết lập hợp lý và duy trì kích thước phù hợp là một khía cạnh quan trọng giúp nhân viên của bạn thoải mái và làm việc hiệu quả hơn trong công việc. Ngoài việc thiết lập vật lý, điều quan trọng là phải đảm bảo không gian họp được quản lý tốt và nhóm của bạn có thể dễ dàng đặt và hủy.
Nếu bạn đang tìm kiếm hệ thống cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM sở hữu các phòng hợp thông minh, kích thước hợp lý và dễ dàng đặt phòng. Hãy gọi ngay cho G Office ngay hôm nay!